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FACILEMENT
La gestion de maintenance
FAQ GMAO Clarisse
la foire aux questions
ou les questions les plus fréquentes...
La récupération de données antérieures est-elle possible ?
OUI : la récupération de la plupart des données est possible
    Cette possibilité est intéressante pour les fichiers des articles, des fournisseurs, des tiers et des équipements. On peut aussi récupérer le préventif et l’historique des interventions quand on dispose d’informations correctes.
   
    Nous fournissons la structure exacte de la base de données. Vous fournissez les données connues et des valeurs par défaut nécessaires sous forme de fichiers texte ou Excel.
 
    Nous sommes à votre disposition pour vous assister dans cette tâche.
Pourquoi imposez-vous une formation avant de deverrouiller Clarisse ?
Pour encourager les actions de formation
En effet, nous avons remarqué que quelquefois, pour des raisons budgétaires, nos clients ne sont pas suffisamment formés : ils passent ainsi à côté de possibilités qui pourraient être utiles. Pour n’avoir que des clients satisfaits, nous préférons imposer un minimum de formation, et, pour ne pas faire exploser le budget, nous offrons le logiciel avec cette formation de départ.

S'il a déjà une bonne connaissance d'une autre version de Clarisse, notre client pourra avoir une GMAO complète à 410 euros, tout compris, sans abonnement, sans royalties, et bénéficier des mises à jour gratuites. S'il préfère une assistance au démarrage, il choisira une séquence 'premier jour' qu'il pourra étendre par la suite.

S'il veut approfondir sa connaissance du produit, personnaliser les écrans, retrouver la présentation de ses impressions habituelles, sans chercher lui-même dans le détail de la documentation les voies à suivre, il suivra des sessions de formation complémentaires adaptées à sa situation.
Les changements de version sont-ils fréquents ?
Oui, mais la mise à jour n'est pas obligatoire
Chaque version intermédiaire (et la future version en cours de test) est mise à disposition gratuitement sur le site Elfa Systèmes, mais cela n'implique pas que les mises à jour doivent toujours être faites.

Il est malgré tout recommandé de faire une mise à jour annuelle, pour profiter des dernières corrections de détail et de nouvelles fonctions. Si la base de données est modifiée, elle sera mise à jour automatiquement au moment du changement de version.

Seule précaution à prendre : si vous avez introduit une personnalisation qui utilise des données modifiées (ou supprimées dans la base) ces personnalisations seront à corriger.
Pourquoi ne parlez-vous ni d’OT, ni de DI, ni de BT ?
Clarisse les remplace par une structure unique
Dans une gestion de maintenance manuelle, et dans de nombreuses GMAO, un gestionnaire (le préparateur) surveille les équipements et prévoit les interventions. En général, les demandes de dépannage transitent elles aussi par un gestionnaire, d’où les notions de demandes d’intervention (DI) suivies des ordres de travail (OT). Le compte rendu d’intervention est formalisé par la signature d’un bon de travail (BT). Les GMAO qui ne font que reproduire une procédure manuelle utilisent ce formalisme, qui offre comme seul l’avantage de conserver un cadre connu au travail du personnel.

Clarisse permet ces éditions et l’emploi de cette méthode (voyez la fonction 'Confirme et affecte'), mais l’intérêt du logiciel vient en grande partie de la possibilité de supprimer ces documents intermédiaires et la fonction de préparation manuelle.

On peut faire toute confiance à Clarisse pour demander les interventions nécessaires en temps utile, et pour conserver le détail des interventions préventives et curatives réalisées.
   
Toutes ces informations se trouvent dans deux fichiers fondamentaux : les descriptions d'intervention (ou Modèle de Compte Rendu = MCR) et l'historique des comptes-rendus (ou Comptes-Rendus d'Intervention = CRI)
- le fichier des descriptions d'interventions est aussi appelé le fichier des modèles de comptes rendus (on parle de MCR), qui est créé par le gestionnaire et qui contient le détail de toutes les prévisions (interventions inconnues à compléter, interventions ponctuelles planifiées, interventions périodiques en fonction d’un temps, d’un événements, de calculs, et interventions déduites de mesures ou de relevés). Clarisse travaille en permanence sur ce fichier et propose une liste d'urgence et un planning idéal maintenus à jour pour chaque opérateur selon ses compétences (compétence géographique et compétence professionnelle) : la liste d’urgence s’apparente à une liste de demandes d’interventions. Les demandes du personnel externe, si elles sont autorisées, viennent s’ajouter à cette liste.

- le fichier des historiques est créé par les opérateurs, chaque fois qu’ils valident une intervention. Il contient tous les éléments de toutes les interventions. Ce sont les comptes rendus d’intervention, ou CRI. Clarisse travaille sur ce fichier pour préparer les statistiques, et comparer le prévisionnel et les travaux réalisés.
Une description d'intervention (un MCR) est affecté d’une note d’urgence, qui évolue à partir de 0 (l’intervention n’a pas à être faite), qui passe par 100 (on a atteint le moment idéal pour réaliser l’intervention) et qui peut dépasser cette valeur (on a pris du retard sur le planning prévisionnel) : ce MCR peut être considéré comme une DI créée par Clarisse (si la génération est automatique), par un opérateur externe (DI externe) ou même par l’opérateur lui-même (cas particulier de la demande d’une intervention complémentaire ou des rappels).

Un opérateur peut considérer qu’un MCR qui est affecté d’une note voisine ou supérieure à 100 est une demande d’intervention au sens habituel du terme (DI). Cette demande d'intervention va devenir pour lui un ordre de travail (OT) dès qu’il la prendra en charge.

C’est seulement l’optique sous laquelle on considère un MCR qui fait qu’on peut lui donner différents noms. Dans certains cas, nous avons d'ailleurs conservé ces les appellations de DI et d’OT : DI pour la demande d’intervention de la part de personnel externe (non habilité à utiliser Clarisse), DI pour le complément d’intervention demandé par l’opérateur lui-même et OT pour un ordre de travail transmis par Clarisse au personnel (par exemple par mail).
Qu'est ce qu'un complément d'intervention ?
C'est une description d'intervention demandée par un opérateur
C’est l’opérateur lui-même qui va créer une demande d’intervention complémentaire s’il s’aperçoit, au cours d’une intervention, de la nécessité d’un complément de travail. Cette facilité permet de ne pas oublier une visite de contrôle, un complément pour une action qui n’a pas pu être mené à son terme pour une raison quelconque.

Pour Clarisse, du point de vue informatique, cette DI est un MCR planifié créé par l’opérateur, alors que cette tâche de création est habituellement réservée au gestionnaire. 
Qu'est ce qu'un CRI immédiat ?
C'est un compte rendu d'intervention avec une demande simplifiée
C'est un compte rendu très rapide à saisir que l'on utilise chaque fois qu'un opérateur autorisé réalise, de sa propre initiative, une opération occasionnelle.

Bien qu'un MCR soit utilisé ici comme dans le cas général, il n'apparaît jamais : il est créé automatiquement, utilisé et ensuite effacé : on conserve seulement le CRI (c'est à dire tous les éléments de l'intervention) dans l'historique.
Qu’est ce qu’un rappel ?
Un rappel est utilisé pour associer un MCR  à un objet de Clarisse
Dans de nombreuses fenêtre, nous voyons un bouton ‘Créer un rappel’ : ce n’est qu’une facilité destinée à créer un MCR planifié (c’est à dire une demande d’intervention pour une date donnée), avec des champs pré-renseignés : on peut compléter plus ou moins cette demande d’intervention qui n’est qu’un MCR tout a fait ordinaire, mais qui n'est pas lié à un équipement classique.

Un exemple :

Je consulte un fournisseur, et je dois le rappeler : un clic, la saisie de la date : Clarisse me rappellera l’action à faire : inutile de tout saisir dans mon agenda habituel.
Clarisse fonctionne-t-il pour une installation multi-sites ?
OUI : la GMAO Clarisse est prévue pour cette utilisation
Il faut seulement que les moyens de communication installés soient compatibles avec le volume d’information à échanger, et avec les contraintes de sécurité que vous demandez.
Comment le gestionnaire peut-il saisir différents types d’intervention ?
Le gestionnaire dispose de 6 types de description d'intervention
Il existe six types de description d'intervention (six types de modèles d’intervention ou MCR) :

    - les modèles d’interventions occasionnelles, qui ne sont pas utilisées en préventif, parce qu’elles correspondent à des dépannages.
    - les modèles d’interventions planifiées (qui doivent être réalisées à une date donnée)
    - les modèles d’interventions périodiques, en fonction du temps (avec plusieurs méthodes de calcul de la période)
    - les modèles d’interventions périodiques, en fonction d’un nombre d’événements lus directement sur l’équipement à surveiller
    - les modèles d’interventions en fonction d’un seul événement lu  sur l'équipement à surveiller
    - les modèles d’interventions en fonction de la saisie d’un compteur ou d’une mesure, avec une saisie manuelle.

Les opérateurs sont avertis de la nécessité d’une opération de maintenance par divers moyens, dont le plus intéressant est l’affichage permanent de la liste d’urgence, avec les MCR classés par ordre d’urgence, en fonction des compétences géographiques et des compétences professionnelles de l’opérateur.

Une DI externe générée par un opérateur, un rappel, une DI complémentaire génèrent automatiquement un MCR planifié.
Un opérateur peut-il revoir, corriger et modifier le détail d'une intervention ?
OUI : l'opérateur peut facilement revoir une de ses interventions
Il faut seulement que le gestionnaire lui ait attribué les droits nécessaires : saisir, modifier, valider ses propres interventions ou même celles de ses collègues.
Quelles sont les données exploitées par les statistiques ?
On peut utiliser toutes les données stockées dans le fichier historique
Tous les détails d'une intervention restent stockés dans le fichier historique (le fichier des CRI). On aura donc des éléments de temps, de coût, de stock, de personnel et de compétence et des fichiers attachés.

    - durée de l'intervention (détail possible en tenant compte des interruptions)
    - durée de l'arrêt
    - réactivité
    - le coût de la main d’œuvre : l'opérateur principal et ses assistants (durée et taux indépendants)
    - le coût des articles consommés (les pièces détachées en stock et les commandes de régularisation hors stock)
    - le coût de l'arrêt de l'élément
    - le coût de l'arrêt de l'équipement (un équipement est un regroupement d'éléments dépendant les uns des autres)
    - le coût des fournitures diverses (accessoires sans gestion de stock)
    - les articles consommés
    - la durée d'intervention par opérateur
    - la durée d'intervention par compétence

Ces données sont comparées au prévisionnel et s'appliquent à une sélection d'interventions (recherche multi-critères et multi-passages)
Dans les modèles d'intervention, qu'est ce que la date d'origine ?
Elle permet de calculer la date de la prochaine intervention
C’est une date qui est, selon les cas, fixée par le gestionnaire, choisie par Clarisse ou recalculée en permanence, et qui sert de date de début de période pour calculer la note d’urgence.
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